Nazwa pliku może zawierać kropkę, zatem przyjmuje się zasadę, że rozszerzenie jest częścią nazwy umieszczoną po ostatniej kropce. Samo rozszerzenie nie może zawierać już kropki. W czasach, gdy panowały systemy operacyjne MS-DOS rozszerzenie nazwy pliku mogło mieć tylko 3 znaki a sama nazwa ograniczona była do 8 znaków. Ze względów historycznych a także ze względu na zgodność ze starszymi wersjami oprogramowania przyjęło się, zatem w systemie operacyjnym Windows trzy znakowe rozszerzenie, chociaż może zawierać więcej znaków. Dla niektórych rodzajów plików stosuje się zarówno trzy i cztero znakowe rozszerzenia, które oznaczają ten sam typ pliku. Najbardziej popularne to: .jpg i .jpeg , .htm i .html , .mpg i .mpeg.
Reasumując rozszerzenie możemy traktować, jako część nazwy pliku. Nazwa pliku w systemie, Windows może posiadać maksymalnie 260 znaków wliczając w to kropkę i rozszerzenie. Jednak w rzeczywistości nazwa pliku musi być krótsza, ponieważ w długość nazwy jest wliczana pełna ścieżka określająca miejsce zapisu danego pliku na twardym dysku.
Na przykład ścieżka C:\Rachunki i przelewy bankowe\Rachunki\Faktura_maj_2013.pdf oznacza, że plik o nazwie Faktura_maj_2013.pdf jest zapisany na dysku C w folderze Rachunki i przelewy bankowe i w podfolderze Rachunki. Plik ma w nazwie 20 znaków, ale cała powyższa ścieżka (wchodząca w nazwę) przekracza znacznie ponad 20 znaków. Z tego powodu czasami może wystąpić błąd przy kopiowaniu pliku o bardzo długiej nazwie do innej lokalizacji, o dużej liczbie znaków, co w efekcie może spowodować przekroczenie 260 znaków.
Podział na nazwę i rozszerzenie stosowany jest głównie w systemach operacyjnych z rodziny Windows. Od momentu wydania Windows 95 i Windows NT 3.5 zniesione zostało ograniczenie długości rozszerzenia do trzech znaków. W systemach operacyjnych takich jak Unix czy Linux, czyli w tych, których producentem nie jest Microsoft rozszerzenie nie odgrywają tak dużej roli. Zazwyczaj może ich w ogóle nie być gdyż systemy te identyfikują rodzaj pliku innymi metodami. Jeśli są to odgrywają rolę czysto informacyjną dla użytkownika.